◆摘  要：由于计算机网络技术的普及，档案管理中出现了大量的电子档案。与传统的纸质文件相比，电子档案的管理与利用具有更大的优越性。文章通过对电子档案的优越性的分析，重点阐述了其在我国的应用中所面临的新问题和新挑战。

◆关键词：电子档案;档案管理;新挑战

一、电子档案与纸质档案相比的优越性

（一）电子档案有利于提高档案管理工作的质量

档案管理，主要是为了满足用户对档案资料的需求，而传统的纸质文件，对相关资料的处理，弹性较大，有些资料的输入，更多地依靠档案管理员的个人理解程度。在纸质文件的整理、分类等工作中，工作时间较长，人工也较多。在分类、整理、统计等方面，利用电脑档案管理软件，可以极大地提高工作效率和节省人力。

（二）电子档案有利于遗漏的查漏补缺

在纸质文件中，如果要对文件进行修改和添加，通常都要将其拆开，有些还得重新制作，整个流程既耗时又费时。而电子档案的应用，使得其有关资料的查找和补充更加方便，大大提高了档案的管理效率，节省了许多的管理费用。

（三）电子档案更有利于文档的保密

相对于传统的纸质文件来说，只要登陆档案管理软件，输入自己的账号和密码，就可以获得相关的信息，而这种信息的获取，基本上不会涉及到外界的音因素，这就是一个很好的保护措施，而如果是纸质的文件，则要将整份文件都看完，还得由档案管理员帮忙，这样就会影响到某些文件的机密。

二、电子档案给档案管理带来的新挑战

（一）对档案管理部门参与归档工作提出的新挑战

虽然与传统的纸质文件相比，电子档在某些方面具有较大的优越性，但在管理人员、管理制度、管理程序等方面，仍然存在着更高的问题。从档案信息的输入、归类、整理、系统的管理，都要求对电子档案的管理有一定的了解，在流程设计、系统维护等方面，都有很多缺陷，需要专业的技术人员及时发现，避免出现遗漏。

（二）对电子档案具备的法律效应提出的新挑战

目前我国的电子档案管理法规尚不健全，电子档案的查阅与传递非常便利，但同时也存在着被黑客入侵、攻击等风险。随着网络大数据的飞速发展，电子档案的存储空间越来越大，无论是在云端还是在硬盘中，都极大地方便了人们对文件的利用。然而，由于某些档案信息内容的存在，很容易受到病毒、木马等的攻击，从而造成个人资料的泄露。

（三）对电子档案的使用提出的新挑战

电子档案的运用与查询，已经非常迅速，可以说，档案资料的利用价值大大增加。然而，电子档案的使用，却是一个不容忽视的问题，它给电子档案管理带来了新的挑战。这也是为什么，有些人，对电子档案的运用，并不是很情愿。由于没有明确的权限、查询和浏览权限，文件的版权问题不能得到保障。因此，对电子档案在线浏览检索应具有良好的监控能力，应将其置于档案部门的标准参考环境中，不得使用其他软件，不得使用其他软件，不得随意下载和存储。

（四）对电子档案的保管提出的新挑战

电子归档系统的出现，使电子档案自身的承载和存在模式发生了根本改变，为档案管理工作提出了新的管理要求。由于电子档案的特殊性，其保存方式同样具有特殊性，因此不能单纯地保存在计算机服务器的硬盘中，为了确保电子文件的安全，防止网络、病毒、人为的操作而损坏或遗失，因此，最主要的工作是进行数据备份和还原。要想在设定的时间内完成自动备份和递增备份，还必须刻录和存储备份，必要的时候，还可以进行远程备份，确保文件的安全。

三、提高电子档案管理水平的对策

（一）档案人员要转变思维方式更新观念适应时代的需要

首先我们需要明确档案管理工作未来的发展趋势必然会朝着科技化发展，因此电子档案管理是必经之路，必须进行改革创新，对工作方法、工作思路以及工作的模式做出改变，跳出过去传统的思维束缚，顺应时代发展的新潮流，接受电子档案为档案的管理工作带来的转变。

（二）档案人员要重视和加快电子管理的技术培养

一是要加强对档案工作人员的引进，例如：电子计算机、软件技术、数字通信技术、大学学历的档案管理人员。二是要加强对档案管理的投入，选派一批具有一定文化程度、热爱档案工作的工作人员，对其进行系统的培训和教育，帮助他们尽快地掌握基础的档案管理知识和技术，从而有效地解决档案管理人才短缺的问题。

（三）档案人员要加强对电子档案的集中统一管理

电子档案的灵活性很强，可以控制的属性也很多，这些都会对文件的管理产生很大的影响。在电子档案的管理工作中，要对档案的各项属性进行合理的控制，或者按照档案的性质对其进行科学的整理，以保证档案的一致性和规范性。比如，电子档案应该按照不同的格式进行归类，同时也要有一定的时序性，不能把它们分开，以便找到和使用。另外，同一种类型的档案文件必须要统一保存，不能随意处理，否则会给以后的工作和使用造成很大的困难。其次，要加强硬件设备的维护，完善网络和硬件设施，确保电子档案系统的正常运行。

（四）档案管理部门要规范电子管理和健全检查审核制度

针对电子档案管理的实行必须要严谨、规范、标准，建立专门的制度管理标准和审核体系，严格按照制定的规章制度执行，不能仅凭个人喜好进行档案管理工作，避免对工作造成不必要的麻烦、以保证其正常运作。

四、结语

作为信息时代的新产品，电子档案已成为现代档案管理工作的必然趋势。在保存环境方面，要不断完善档案库房及相关设备，以保持档案的恒温，保障档案的安全;在存档方面，系统会自动对档案的存档、归档、添加、修改等操作进行自动记录;并指定专门的人员进行维护，以保证档案数据的准确性、时效性和完整性。

参考文献

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