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基于礼貌原则的商务信函研究

叶明晶   
速读·下旬
2018年11期

摘 要:在全球化的背景下,经济全球化已然变成每个国家不可避免的社会大潮,跨国贸易早已经变成每个国家每个企业的自保手段。在跨国贸易的成功与否中,商务信函就扮演着非常重要的角色。一封合宜的商务信函不仅能够帮助一个企业树立企业形象,还能改善双方关系且促进贸易的顺利进行,礼貌原则对一封得体的商务信函的重要性是不可被忽视的。

关键词:文化;礼貌原则;商务信函

一、引言

商务信函是一种常见的商务书面活动,它的主要功能是在企业间传递商务信息,是贸易活动中企业间的沟通桥梁。礼貌不仅是一种语言现象,也是一种文化现象。世界上的任何群体,人们的行为都由“礼貌”制约,由“面子”来维持。成功的交际应该是建立在遵守“礼貌”的基础之上的,一旦违背了“礼貌”就可能会受到惩罚。

二、礼貌原则及其文化差异

利奇(Leech)认为合作原则本身并不能解释人们为什么经常间接地表达意思,所以提出了礼貌原则。礼貌原则可以看成是利奇对合作原则的批判和补充,礼貌原则也可以弥补合作原则的缺陷和不足。受不同文化背景的影响,礼貌原则在东西方文化中的指向也不相同,另外,礼貌原则还受到语境的制约,所以在商务信函的应用中,正确的运用礼貌原则,充分考虑文化因素能够帮助企业实现预期的效果及目标。

三、礼貌原则在商务信函中的应用

本文中的语料选自外语教学与研究出版社出版的《商务英语信函》一书中,通过对礼貌原则的几项准则在商务信函中的进一步分析,来探讨一封适当的商务信函的基本内涵以及在商务交际中应该避免的雷区,以促进企业贸易的顺利进行。

1.得体准则在商务信函中的应用

得体准则是指要尽可能减少别人的利益损失,使其获得更多的利益。从语言的角度来看,得体准则主要体现在人称代词的用法上,也就是什么时候应该用“we attitude”,什么时候应该用“you attitude”。

写信时,有一个重要的原则就是暂时忘记自己,多想想收信人。这就是所说的“you attitude”,也就是“为对方着想”。“Our saving accounts pay 6% interest.”与“You will earn 6% interest from your savings account.”第一句是“we attitude”,写信人从自身的立场出发,表达写信人所在的一方会支付百分之六的利息给收信方。但是第二句中的人称代词由our变成you,也就由“we attitude”转变为“you attitude”,表达的意思也就由写信方立场转移到收信方的立场。在商务交际中,要充分考虑不同的文化社会,选用符合双方的写作方式及用词,满足双方的利益而不是一味的尽可能多的让一方获益。

2.夸赞准则在商务信函中的应用

夸赞准则是指尽可能不要看贬别人,多多夸赞。夸赞准则其实是符合绝大多数不同文化背景的。要想开启商务合作,必须要向合作企业表示出对其的赞赏和认可,在这样一种关系下,对于建立合作才会有促进作用。在商务信函中,写信人应尽量使用积极肯定的词汇和语句,使收信人感受到被重视与尊重。“This kind of unfortunate incident will not occur in the future.”与“Future transactions will be handle with the utmost care.”这两句话都是对于未来合作风险处理的表述,第一句中的否定词汇虽然也能表达出会规避风险,但是语用效果上却没那么强烈,听起来并不能给人以安全感。而第二句中,肯定词汇比起第一句更能展示出处理风险意外的能力,给人以安全感,从而使商务活动顺利开展。所以,在商务信函中要多使用肯定积极的词汇来展示自己的能力和企业形象。

3.慷慨准则在商务信函中的应用

慷慨准则是指尽可能缩小自己获得的利益,多多吃亏。从语言角度来看,慷慨准则在商务信函中多用在投诉和索赔的信函中,写信方以此来表示责任方并要求赔偿或者给出合理的解决方案。慷慨准则的合理利用可以帮助商务活动中的双方和谐的沟通,并表现真诚的态度。多用陈述句和肯定词汇让对方感受到自己的真诚和担当。

“由于对这些货物的包装我们特别小心谨慎,所以我们推定破损的箱子肯定是没有被仔细地储存和搬运。因此,建议你方与运输公司或保险公司联系要求赔偿。”在这个例子中,可以看出收信方发了包装破损的箱子给写信方,写信方顾及礼貌并没有直接表示收信方发了不合格的物品,并指责收信方,而是先解释自己一方不会破损,并提出了可能破损的原因,以此建议收信方解决问题。这种方式,即缩小了自己的利益,并没有对出错的一方过分指责,又让收信人认识到问题所在,双方既不会失了和气,还能在问题合理解决后继续合作。

4.一致准则在商务信函中的应用

一致准则指的是尽可能降低双方出现争论,达成一致。商务信函在双方的交际中承担着达成一致的关键职责。在交际过程中,要运用积极词汇来让双方避免冲突,尤其是在索赔投诉等信函中,要合理措辞秉持礼貌原则,不要将双方置于对立面。“由于你们的投诉与我们的检验结果不符,我们建议你方再做一次全面彻底的检验,以确定是否有足够的索赔理由。”在这个例子中,即使是索赔信函,写信方还是保持礼貌,用“建议”一词而不是“要求”等比较硬性的词汇来表达出自己的观点,既表明了立场,又避免了双方冲突。

四、结语

商务信函作为商务交际中的一个重要手段,对商务交际的成功与否起着至关重要的作用。在不同的文化背景下,对于礼貌的理解和接受度也有所不同,商务信函在礼貌原则的指导下,也应该把握好度。礼貌得体的商务信函不仅能够树立良好的企业形象,也能帮助企业更好的开拓市场。

参考文献

[1]李淑平.论商务英语信函写作中的礼貌原则[J].中国商贸,2012(30):215-216.

[2]陆健.礼貌原则在国际商务英语信函中的应用[J].中国商贸,2013(36):227-228.

[3]宋丽娜.礼貌原则在商务英语写作中的应用[J].课程教育研究,2013(14):85-85.

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