摘 要：电子信息技术普及的今天，档案管理方式也顺应时势发生了重大改变。本文从电子文件特点入手，对电子文件管理对档案工作带来的问题进行了分析，并提出针对性的解决对策。

关键词：电子文件；档案管理；问题；对策

电子文件是现代信息技术应用的产物，只要有信息技术应用的地方就会有电子文件的产生。它是“数字信息”和“文件”两者的交集，是文件的一种，同时电子文件又以数字形式进行记录，它在给人们工作和生活带来方便快捷的同时，也直接对档案管理工作带来多方面的问题，积极解决这些问题使电子文件管理更加符合需求和更好地发挥作用，已成为搞好档案工作不可小觑的重要一环。

1 电子文件的理论界定及其四大特点

电子文件主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等，与纸质文件比较，它有以下四大特点：一是电子文件不同于直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读和利用；二是电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；三是电子文件的利用可以共享，不受时间和空间条件的限制；四是电子文件对保存场地的面积要求较低，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求却很高。要搞好档案工作，就必须从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发，对电子文件进行科学管理。

2 电子文件给档案管理工作带来的问题

从理论上看，电子文件具有档案的本质属性和一般属性，但是由于电子文件的一些特点不同于纸质文件，所以我们在管理电子文件时就不能采用和传统文件一样的方法。于是，在管理方法过程中出现了一系列问题。

1.不能确保电子文件的可靠性和真实性。电子文件彻底改变了档案的原始记录性这一本质属性。档案的传统媒介，纸质档案能让历史档案真正保持其原始记录性属性，能让后来者审观其历史原貌，追寻其发展渊源。电子文件是通过计算机将信息以数字代码的形式记录在载体上的，必须依靠计算机系统才能得到识别和利用。计算机可以保存电子文件的完整性，但也可以修改或者删除电子文件。所以，不能确保电子文件的真实性和可靠性。除此之外，因为电子文件的信息内容和载体是不在一起的，能够轻而易举地对电子文件进行修改、复制、转移甚至远程控制，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。

2.电子文件档案的排序及整理完全打破了传统的管理模式。传统的档案工作一般是按照文件材料的原始顺序进行归类、整理及保管。如今电子文件的形成、日益增多和普及后，人们根据各种工作需要，可以随时甚至随地对电子文件信息进行复制、修改、重新组合或移除，文件的本来顺序容易被打乱或改变，这个不确定性，会带来档案整理的不确定性和档案管理的不规范性。与此同时，目前人们对电子文件的凭证价值尚未研究出可靠的法律保障措施。

3.电子文件的保管、鉴定难度及安全防范压力越来越大。纸质文件档案受到损坏时，还可能留有遗迹残纸，而电子文件档案一旦损坏则可能杳无痕迹，因而它对保管环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。电子文件的科学含量较高，导致对其进行鉴定的标准、方法和内容也应有所改变，难度也高于对纸质文件的鉴定，必须由电脑技术和档案管理技术“双备”的人员才有权威。由于电子文件的新创性、独特性和网络技术的普遍应用性，对电子文件信息的安全保护、计算机病毒防治、黑客攻击的防控等都不得不纳入档案管理范畴之中。

3 加强电子文件管理的对策

1.电子文件真实性、原始性方面。为了确保电子文件的真实性和可靠性，必须从电子文件形成之初就开始加大对其严格监管的力度，并对各项操作都要做好详细跟踪记录。严格办理的流程控制程序，形成责任交接工作制度，以便于检查文件起草、修改、定稿、接收、承办、归档等过程，并确保这些过程的前后衔接。比如签收文件时的责任者签名，电子文件的各种版本，处理文件时的权限审核，交接手续核对和身份确认等。通过种种途径来保证电子文件的真实原始性，避免电子文件被恶意利用和蓄意修改等。

2.要认真抓好电子文件的规范立卷、整理和归档工作。收集整理文件材料时，先对所产生的电子文件进行编目整理，再移交给档案部门保存，定期归档。电子文件的归档可根据技术环境条件、存储介质的质量、寿命等情况，在年度末或任务完成后进行。档案部门对收集到的电子文件要结合各单位工作内容和电子文件内容，严格分类编目。在目前电子文件与纸质文件“双轨并行”条件下，可同步形成两套内容相同的档案，以便参照互补，可以有效弥补电子文件过分依赖计算机等缺陷。经过归档整理的电子文件压缩后应及时存入磁盘或光盘并备份，制作目录，统一编号，再专柜存储。

3.加强对电子文件档案的安全防范和解救措施。要切实把好电子文件的入口关，在接收电子文件时要逐件检查其技术状况，确保其能被正常打开、载体清洁、无划痕、无病毒；数量、内容与归档移交清单一致；存储格式为推荐格式。加密文件需解除其密码；文字类压缩文件须进行解压。在技术手段上，形成和处理电子文件的单位内网必须与外网实行物理隔离，每个电脑终端必须设置开机密码，进行身份认证。在管理措施上，所有服务器和终端，都应安装正版杀毒软件，阻止病毒侵入；提高预警监测能力，规范网络操作行为，阻断非法的网络连接；制订应急方案，完善应急机制，提高反击和灾难恢复能力，确保网络系统持续安全稳定运行。在满足正常工作需要的前提下，对制发、复制、下载电子文件，严格审批把关。

4 要不断创造条件提高电子文件档案的利用和管理效能

电子文件由于各方面的局限，势必会给电子文件的管理和利用造成困难和问题，所以就需要我们在这条探索道路上不断前进和发展，努力使电子文件管理更加高效化、科学化。

参考文献

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